Come organizzare un planning settimanale (e sopravvivere agli impegni)

Organizzare le attività quotidiane sembra un’impresa quasi impossibile. Districarsi con successo tra lavoro, famiglia, casa, imprevisti, hobby e richieste di vario genere non è una cosa facile e porta spesso a insuccessi e fallimenti.

Ecco allora che dal voler essere wonder woman o superman ci si ritrova a vivere uno stato di frustrazione, stanchezza eccessiva, stress e nervosismo nonché ad essere inefficienti al lavoro e disattenti ai bisogni propri e delle persone care.

Prima di crollare è bene correre ai ripari. Imparare a organizzare efficacemente il proprio tempo giornaliero e settimanale è il primo passo per ritrovare la serenità e l’efficienza ed essere presenti nel qui ed ora efficientemente nelle diverse circostanze.

 

Planning settimanale adatto a te

Ognuno deve trovare il proprio modo per strutturare e gestire il planning settimanale. Un consiglio però è quello di scrivere e non tenere tutto a mente o la sua funzionalità nelle attività sarà ridotta e lo stress aumenterà per il rimuginio continuo su quello che c’è da fare.

Per fare questo puoi farti supportare dalla cara vecchia agenda cartacea da quella giornaliera, settimanale e perfino mensile a strumenti digitali come i calendari associati alle mail (ad esempio Google Calendar) o app del cellulare che con un “bip” ti ricordano cosa devi fare, oppure puoi avvalerti di diversi strumenti facilmente reperibili online gratuitamente (Calendario Excel) o presenti nelle funzioni classiche dei programmi di scrittura dei pc.

Cerca di renderlo più adatto a te in modo che diventi un vero compagno di viaggio.

Oltre alle regole base e più evidenti della pianificazione ovvero inserire impegni lavorativi, improrogabili e non delegabili, e quelli famigliari, tutti inseriti con il criterio della priorità, ce ne sono altre che si tendono a dimenticare. Vediamo quali.

 

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Planning settimanale, non sovraccaricarsi

La tendenza a voler arrivare ovunque ed essere donne o uomini super efficienti porta spesso a perdere il controllo e a riempirsi di impegni che poi si fatica a portare a termine.

Il primo passo per gestire bene il proprio tempo è quello di imparare a rimandare quello che si può, rinunciare ad un’attività se non strettamente necessaria per il proprio lavoro e benessere fisico o mentale (mi raccomando hobby, sport e attività piacevoli non rientrano in questa categoria, sono necessari). Insomma gli impegni presi devono essere adeguati al tempo a disposizione, bisogna avere obiettivi raggiungibili nel proprio planning.

Quindi se oggi proprio non si riesce a preparare la cena da chef stellato o a soddisfare una richiesta di un amico, ripiegare su un pasto più semplice e veloce e chiedere all’amico di posticipare, è per la vostra sopravvivenza, capirà.

Un’altra strategia per non sovraccaricarsi è imparare a dire no. Non è possibile accontentare tutti e arrivare ovunque bisogna essere realisti e nel caso chiedere all’altro un po’ di pazienza.

Ovviamente ci sono richieste al lavoro o in famiglia che non possono non essere ascoltate, ecco quelle faranno parte degli imprevisti: un buon planning è dotato di flessibilità.

 

Organizzare gli impegni di tutta la famiglia

Se oltre ad essere efficienti lavoratori si è anche coniugi e ancor più genitori le cose si complicano. Organizzare gli impegni di tutta la famiglia è fondamentale per migliorare la qualità della vita di tutti.

Quindi, per prima cosa scrivere una lista delle attività che ogni membro della famiglia svolge durante la settimana, di quelle che si svolgono insieme e quelle tipiche nella conduzione di una casa (spesa, pulizie…). Successivamente inserirle in un planning indicando anche chi fa cosa (esempio chi porta il figlio all’allenamento, chi va a fare la spesa…) e definire i ruoli.

Può sembrare maniacale ma è utile per ricordare a tutti i propri impegni e quelli degli altri, aumentando la condivisione e la cooperazione e stimolando l’attenzione sulle cose che magari non sono considerate importanti da tutti.

Nel fare questo coinvolgete ogni membro della famiglia, nei limiti delle proprie possibilità per l’età e ricordategli il ruolo e le attività che deve eseguire. La collaborazione di tutti renderà le cose più semplici.

Anche qui va tenuta a mente la flessibilità e le priorità: le pulizie si possono rimandare, un momento con il partner o la presenza amorevole col figlio che chiede di te meglio di no, è tempo prezioso.

 
Spazio per le proprie passioni

Ultima ma non meno importante, non dimenticarsi delle proprie passioni. Deve esserci nel proprio planning un tempo dedicato ad esse, anche poco.

Trovare questo spazio e scriverlo nella propria agenda riduce il rischio di accantonare ciò che è fondamentale per il proprio benessere. Dedicarsi alla propria pratica sportiva, al proprio hobby, ad una chiacchierata con amici permette di abbassare i livelli di stress e frustrazione, trovare serenità, energia e motivazione a fare tutto il resto.

È un modo per prendersi cura di sé che è il primo elemento che dovrebbe essere inserito nella propria agenda, ma purtroppo invece non è quasi mai presente perché ritenuto poco importante rispetto a tutta la mole di impegni che incombe.

Programmarlo ridurrà anche il senso di colpa provato verso il lavoro e la famiglia perché c’è un momento dedicato, non si ruba tempo a niente e nessuno. Rispetto alla flessibilità anche in questo caso deve esserci però non deve diventare una routine rimandare il proprio momento di stacco o si rischia di andare in sovraccarico con maggiore fatica nell’affrontare tutto il resto.

 

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