Come organizzare lo smart working per lavorare meglio e con soddisfazione

Se fino a circa due anni fail lavoro da casa era eccezione per pochi, oggi è regola per tanti. La pandemia da Covid 19, infatti, ha modificato il modo di concepire l’attività lavorativa attivando per moltissimi lavoratori lo smart working, ovvero una forma di lavoro svolta fuori dal consueto luogo di produttività e, più specialmente, agita tra le mura di casa. 

 

Questo ha modificato abitudini personali e famigliari, ma anche spazi fisici, confini temporali e tanto altro. Come organizzare quindi al meglio lo smart working?

 

Ripensare lo spazio dedicato allo smart working

La postazione di lavoro per lo smart working deve essere, laddove possibile compatibilmente con gli spazi di casa e delle altre persone con cui si vive, uno spazio dedicato e ben delimitato. Se possibile, sarebbe importante individuare uno posto nella casa che sia una vera e propria stanza adibita a studio, un angolo nel salotto o in camera, un tavolino nel corridoio, che si adibisce a “ufficio”. 

 

Questo ha una grande valenza rispetto al cercare di mantenere separati lavoro e vita privata, per quanto sia possibile essendo sempre e comunque a casa, ma anche nel dare input a noi stessi rispetto al fatto che il sedersi lì implica lavorare, l’alzarsi il dedicarsi ad altro.

 

Aspetti generali importanti della postazione di lavoro sono poi: 

• una buona illuminazione,
• la possibilità di isolarsi per non disturbare gli altri membri della casa e allo stesso tempo trovare la concentrazione adeguata,
• prevedere la possibilità di areare la stanza e poter utilizzare il resto del locale per il suo scopo primario. Questo richiede di mantenere l'ordine nel luogo dove si lavora,
• abbellire lo spazio di lavoro con elementi piacevoli e rilassanti piacevole come una pianta, dei quadri, delle fotografie, affinché l'ufficio domestico sia un luogo il più formale possibile ma anche personalizzato e confortevole.

 

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Come organizzare la postazione di lavoro in smart

Passando alla vera e propria postazione di lavoro la prima cosa da considerare è che deve essere confortevole, ben agibile e adatta alle proprie esigenze. Le ore trascorse alla scrivania sono davvero tante, e tutti sappiamo anche spesso di più di quelle realmente trascorse in ufficio, quindi è importante essere comodi anche per evitare dolori e fatiche fisiche.

 

• Ricordarsi quindi di avere una scrivania alta il giusto che permetta di avere i piedi ben a terra quando seduti e gli avambracci comodamente appoggiati sul piano.
• La sedia dovrebbe essere comoda, ergonomica e adatta alle proprie esigenze, per queto meglio scegliere un prodotto idoneo ad accogliervi per differenti ore, che salvaguardi la vostra schiena, collo e tutto il corpo. Un interessante e abbordabile modello disponibile sul mercato è la seduta Aeris Swopper del gruppo Aeris che permette di avere una postura regolare che non sovraccarichi troppo la schiena ma permetta un movimento flessibile e controllato, in alto e in basso ma anche lateralmente, del corpo grazie al sistema di molle presenti. Inoltre, dotato di rotelle permette di muoversi liberamente, seppur semplicemente modificando un’apposita guaina sottostante è possibile adattare la sua aderenza alla superficie del pavimento e quindi ridurre i rischi di scivolamento. La sua seduta inusuale potrebbe far richiedere del tempo abituarsi alla nuova postura ma, una volta adottato questo sgabello intelligente, non se ne potrà più fare a meno in quanto la posizione acquisita grazie al sostegno a molla rafforza la schiena promuovendo una postura seduta eretta e corretta e aumentando la concentrazione sulle attività. Tra i benefici di questa seduta, anche il miglioramento della respirazione e del metabolismo.
• Gli strumenti di lavoro devono essere ben organizzati: il computer ad altezza e distanza adeguata in modo che possiate stare comodi sulla sedia ed arrivare a mouse e tastiera, la luce deve essere adeguata e adatta al tipo di piano in modo che non vi sia troppo buio o viceversa un riflesso fastidioso, gli oggetti necessari devono essere ben accessibili, come ad esempio fogli, penne, stampante.
• Personalizzare: la scrivania deve essere un posto in cui vi sentite tranquilli, a vostro agio, soddisfatti e vi permetta di connettervi con il vostro lavoro. Se possibile quindi mettere qualche foto significativa, degli oggetti o altro che vi rappresentano.

 

Come organizzare il tempo dedicato allo smart working

L’assenza di confine fisico tra luogo di lavoro e casa comporta molti vantaggi ma anche moltissime criticità.

 

Prendiamo ad esempio il tempo dedicato al lavoro: può accadere che non si dedichi il numero di ore "adeguato" al proprio incarico e di sbilanciarci in ore in più o in ore in meno a seconda che ci si faccia prendere dalle faccende domestiche, dai figli, oppure che se ne dedichi in modo eccessivo. 

 

Quest’ultimo rischio è molto frequente e deriva dal fatto che non avere il tempo di spostamento da casa all’ufficio determina più tempo passato allo schermo. Si perdono i confini e i limiti temporali non di rado arrivando al burnout da smart working. 

 

Si può scegliere di rispettare gli stessi orari dell’ufficio, o per chi ha flessibilità sull’orario decidere di organizzarsi in base alle esigenze famigliari (alzarsi prima al mattino e recuperare un’ora di lavoro per poter portare i propri figli a fare sport senza chiedere ai nonni o permessi). La cosa importante è che vengano definiti orario di inizio, fine e le pause brevi come quella per un caffè o lunghe come quella per il pranzo.

 

Avere un limite temporale e un’organizzazione è fondamentale sia a livello organizzativo generale, sia a livello mentale perché permette di incrementare la propria concentrazione, di definire il focus attentivo di un certo momento della giornata, incrementando anche la produttività e la soddisfazione lavorativa.

 

Abbiamo bisogno di regole, di limiti e di punti di riferimento, con lo smart working tutto questo diventa sfumato ma è fondamentale ristabilire nuovi confini.

 

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Abitudini, consigli per migliorare la giornata lavorativa in smart working

Quando si esce di casa per andare al lavoro si compiono una serie di routine giornaliere che con lo smart working vengono perse. È importantissimo per il proprio benessere cercare di formarne di nuove o mantenere le vecchie dove possibile. Ecco, quindi alcuni semplici consigli per sopravvivere allo smart working:

• Abbigliamento: non rimanere in pigiama o con la tuta di casa perché “tanto nessuno mi vede”, ma cambiati, cerca di dare alla tua persona l’aspetto di quando vai al lavoro, ogni tanto magari truccati o metti il dopo barba. Abbiamo bisogno di prenderci cura di noi e darci dignità rispetto al proprio ruolo e posizione lavorativa.
• Concediti alcune pause: proprio come fai al lavoro quando bevi il caffè con i colleghi, cerca di prevedere delle pause, magari se possibile facendo una chiacchierata di pochi minuti al telefono con altri colleghi.
• Mantieni le relazioni di lavoro: la pausa caffè in compagnia virtuale è una buona occasione per mantenere le relazioni tra colleghi, fondamentali per gestire il lavoro, le dinamiche aziendali e nel gruppo di lavoro, oltre ad essere importanti punti di riferimento personali, spesso donare piacevolezza, momenti belli e divertenti e senso di appartenenza. Tutte cose che fanno bene al cuore e alla mente.
• Mantieni delle attività extralavorative: coltiva hobby, fai sport, muoviti, leggi un buon libro, stai con i tuoi cari. Il lavoro ha un tempo dedicato, il resto dedicalo al tuo benessere a tutti i livelli
• Muoviti: tutto il giorno allo schermo è stancante mentalmente e fisicamente. Ecco che è fondamentale muoversi, alzarsi, sgranchirsi le gambe, stiracchiarsi, fare qualche passo in caso o meglio all’aria aperta in cortile o sotto casa. Anche pochissimi istanti, il tempo di una breve pausa, possono donare “ossigeno” a mente e cervello e ridonare la carica giusta per tornare a lavorare.
• Stacca gli occhi dal monitor ogni tanto e se possibile usa occhiali adeguati per proteggere i tuoi occhi, al pari di cuffie e monitor funzionali al tuo scopo lavorativo.
• Impara a gestire le emozioni: essere isolati e lontani dal proprio ambiente di lavoro comporta moltissimi vissuti, specialmente chi ama il proprio lavoro e il luogo dove lo svolge. È importante riconoscere questi vissuti e condividerli con chi ci sta accanto e con chi condivide con noi questa condizione.